Kişisel Bilgi Yönetimi Bülten 15: Kim korkar veritabanından?

Gün gelir, "kişisel bilgi yönetimi" kavramından beklentimiz, not almak ve bunlara gerektiğinde erişmekten, yani fikir geliştirip yazmaktan ve içerik üretmekten farklı bir boyuta geçebilir. Hayatlarımızın dijital içeriğini yönettiğimiz araçları ve bunların kabiliyetlerini kullanarak daha fazlasını yapmak isteyebiliriz; örneğin işiniz için bir işletim sistemi kurmak.

Belki bir iletişim ve sosyal medya ajansınız vardır ve müşterilerinizle olan etkileşiminizi, gelen talepleri, onlarla ürettiğiniz projeleri takip etmeyi, arşivlemeyi, ekip üyelerinize görevler atamayı ve bu görevlerin durumlarını anlık görmeyi istiyor olabilirsiniz. Ya da el yapımı ürünler satıyor ve bunları oluşturan malzemelerinizi nerelerden, hangi fiyata, hangi tarihte aldığınızı, hangi ürünü hangi müşterinize ne zaman sattığınızı takip etmeye çalışır halde bulabilirsiniz kendinizi. İşte böylesi amaçlar için not almaktan daha farklı bir bilgi yönetimi yaklaşımına ihtiyaç duyuyoruz.

Aslında bu durumu şöyle ifade etmek daha yerinde olur: Son dönemde üzerine çokça konuştuğumuz bağlantılı (Obsidian, Logseq vb) not alma araçları bu tür amaçlar için kullanmak, yani kompleks0 ve daha çok takip & gözlem gerektiren sistemler kurmak, imkansız olmasa da, zahmetli bir çaba olur. Bu tür ihtiyaçlar için benzer temeller üzerine kurulmuş ama farklı teknik özelliklere sahip araçlarımız var: Veritabanları odaklı bilgi yönetim sistemleri.

Eylül 2022'de yayınladığım ve not alma araçlarına dair özet bilgi içeren bültenimizde ve ilgili başlık altındaki videoda, bu tür bir araç ile ne yapılabileceğine dair örnek vermiştim. Bu bültende aynı yoldan devam ediyor ve özellikle kendi işini kurmaya çalışanlarımız için ilginç olduğunu düşündüğüm bir konu üzerinde konuşuyoruz: Bu yazılımları kullanarak girişimimizi planlamak, iş akışlarımızı takip edipz yönetmeyi sağlayacak bir işletim sistemi kurmak.

Bilgi yönetiminin kapsamı nedir?

Kişisel bilgi yönetimi kavramını daha önce çeşitli şekillerde tarif ettik; en sık kullandığımız tanım ise "sahip olduğumuz bilgiyi üretken şekilde kullanmak" oldu. Diğer taraftan üzerine konuştuğumuz, araştırdığımız ve yavaş yavaş beraber oluşturduğumuz bağlam her geçen gün genişliyor, bilgi yönetimi sınırlarını aşıp sistem kurmaya doğru evriliyor. Geçen ayki bültende YEKK adını verdiğim kişisel bilgi yönetimi sistem kurma konusundaki ilk denememden bahsetmiştim. Bu ay ise daha farklı bir sistem üzerine konuşacağız: Geliştirmeye çalıştığımız bir fikir yerine bu kez yapmak istediğimiz bir iş var ve bu işi kendi kurduğumuz bir sistemle yönetebilir miyiz sorusuna odaklanıyoruz.

Aslında bu amaçlarla yazılmış çok sayıda hazır program var. Şemsiye bir tabir olarak ERP (Enterprise Resource Planning) adı verilen bu yazılımları Logo, Netsis gibi yerel ya da Microsoft, SAP gibi global ve kurumsal olabileceği gibi daha mütevazi markalardan da sağlayabilirsiniz. Bu noktada akılda tutmak gereken önemli faktör: Hazır aldığınız hiç bir ürün tam olarak sizin ihtiyacınıza uygun olmayacak ya da uygun olabilmesi için onu sistemi bilen birinin yardımıyla özelleştirmeniz gerekecek. Yani kullandığınız yazılımın kapsamını genişletmek için sürekli dış bir desteğe ihtiyaç duyacaksınız. Nedeni basit: O sistemi kendiniz kurmadınız. En iyi ihtimalle ne istediğinizi birine anlattınız, o da anladığı kadarıyla sizin için kurdu, ya da "size uygun" olduğunu iddia ettiği bir sistemi gelip adapte etti. Sistemin çalışma şekline, işleyişine ve teknolojisine aşina olmakla beraber tam olarak hakim değilsiniz. Bir özelliği değiştirmek, revize etmek ya da yeni bir fonksiyon eklemek için yazılımı kuran kişi ya da kuruma, şu ya da bu şekilde ihtiyacınız var.

Diğer taraftan eğer siteminizi kendiniz kurgulayıp uyguladıysanız o zaman durum farklı: Sisteminizi istediğiniz gibi değiştirebilir, kapsamını ilerletebilir ve adım adım iyileştirebilirsiniz. Bunu yapmak için kendi bilgi ve yetkinlikleriniz dışında hiç bir şeye ihtiyacınız olmaz.

Neden (ilişkisel) veri tabanı?

Eğer kurmaya çalıştığımız sistem kavramlardan öteye geçiyorsa, yani amacınız yazmaktan çok bir sistem kurmaksa bana göre ihtiyacınıza özel olarak planlanıp kurgulanmış bir veritabanına sahip olmaktan başka sürdürülebilir yolunuz yok: Ürün, hizmet ya da neyi kayıt altına almak istiyorsanız onları, temel özelliklerini, ekibinizi, müşterilerinizi ve tüm onlarla olan etkileşiminizi ilişkisel veri tabanı diye tabir ettiğimiz, adı karmaşık ama aslında kendisi o kadar da karmaşık olmayan bir yapı ile yönetebilirsiniz. Bu yapılara ilişkisel veri tabanı (relational database) adı veriliyor.

Bu tür bir sistemin en basit tarifi şu olur: Bir dizi tablo, bunlarda sakladığınız detayların birbiri ile ilişkisi ve bunlar üzerine kurulu işlevler. Örneğin eğer bir tur operatörü iseniz organize ettiğiniz seyahatler, tarihleri, güzergahları, katılımcıları, bunlar için beraber çalıştığınız acentalar, buralardaki kontak isimler, müşterileriniz, bunların hangi seyahatlerinize katıldığı ile ilgili detaylı kayıtlar, anlaştığınız oteller ve fiyatlar vb çok sayıda veri ile çalışıyorsunuz demektir. Eğer bu detaylarla çalışmanızı sağlayacak bir çözüm arıyorsanız yukarıdaki adı geçen temel değişkenler (seyahatler, güzergahlar, acenteler, oteller vb) için birer tablo ve bu tablolar arasındaki ilişkileri (örn: Güzergah, seyahate ait bir değişken, kontak kişisi acentada yer alan bir kişi gibi) tarif etmeniz gerekir.

Yakın bir geçmişe kadar bu tarz bir sistemi kurabilmek için ileri seviye desteğe ihtiyacınız vardı. Ama gelişen teknolojiyle beraber bu durum da değişti. Artık bu işlevler için bir yazılımcı ya da veritabanı uzmanına ihtiyacınız yok. İşinizin akışını bilen kişiler olarak bu süreci gündelik hayatta tarif ettiğiniz cümlelerle tarifleyerek kendi işletim sisteminizi kendiniz yaratabilirsiniz.

Örnek: Kitabevi işletim sistemi

1 Ağustos 2023 tarihli bütende kişisel bir projem olan Assos'ta açmaya çalıştığım kitabevinden bahsetmiştim. Geçtiğimiz ay bu projemi hayata geçirdim ve kendime tam da yukarıda bahsettiğim gibi bir işletim sistemi kurdum: Dükkanımdaki kitapları temel (yazar, yayınevi, tür, basım yılı, sayfa sayısı vb) özellikleriyle kaydedip (yani stoğa girip) bunları (müşterilerimin izni olması şartıyla) kime ve ne zaman sattığımı kaydediyor ve böylece onlarla olan profesyonel ilişkimi takip edebiliyorum. Bu şekilde oluşan kayıtlar sayesinde hangi kitabın, hangi yazarın, yayınevinin ya da hangi tür kitapların daha çok satıldığını, stok seviyelerimi, elimde belli bir adedin altında kalan ve dolayısıyla yeniden sipariş etmem gereken kitapların listesini kolaylıkla görebiliyorum. Oldukça detaylı bir tarif hak eden bu sistemi bir video ile görsel olarak anlatmak daha anlamlı olacak:

Bu tür bir proje nasıl planlanır?

Adım 1: Temel değişkenlerinizi belirleyin. Benim örneğimden yola çıkarsak:

• Ürün: Benim örneğimde kitap, plak ve diğer ürünler
  • Bu ürünün kayıt altına almayı istediğiniz özellikleri: Yazar, Yayınevi, Fiyat, Tür, Yayın tarihi vb
  • Ürünler bazında satış adetleri, fiyatları, tarihleri vb
• Müşteri
  • Müşteri bilgileri
  • Bizden aldığı ürünler, tarihleri, fiyatları vb
• Fonksiyon
  • Stoğa ürün girişi
  • Satış (stoktan ürün çıkışı)
• Analiz
  • Adet bazında stok takibi ve ilgili aksiyonlar; örn: 2'den az kalan ürünlerin bir sipariş listesinde toplanması
• TL bazında stok takibi: Ne kadarlık stoğum var? Bu stoğun bana maliyeti ne oldu?
• En çok satılan / en az satılan ürünlerin takibi
• En çok ilgi gören yazarların takibi

Örneğin basitliği açısından detayları daha fazla ilerletmeyeceğim ama şunu söylemeliyim: Kurmak istediğimiz sistemin derinliğine bağlı olarak çok daha farklı boyutları da kayıt ve takibe alabilirsiniz.

Adım 2: Belirlediğiniz değişkenlerin birbiri ile ilişkilerini tanımlayın
İşlediğimiz örnekte veri girişi üç temel tabloda toplanıyor:

1. Ana Liste: Tüm kitapların ve özelliklerinin kaydedildiği tablo (Stok tablosundan stok giriş adetleri ve maliyet bilgisi, Satış Kayıtları tablosundan da satış adetlerini çekiyor )
2. Stok Girişi: Kitap temel bilgilerini Ana Liste'den alıyor, stokla ilgili bilgileri ana listeye yolluyor
3. Satış Kayıtları: Kitap temel bilgilerini Ana Listeden alıyor, satışla ilgili bilgileri ana listeye yolluyor

Adım 3: Tanımladığınız tablolar arası ilişkileri formülleyip çalıştırın.
Bu basit akışı netleştirdikten sonra yapmanız gereken son adım kalimelerle tarif ettiğiniz ilişkileri formullerle kurmak, çalıştırmak ve test tetmek.

Yukarıdaki videoda kullandığım Coda ve benzeri yeni nesil yazılımların en güçlü tarafı veritabanı uzmanı ve yazılımcı olmadan, hayata geçirmek istediğiniz senaryoyu tarifleyerek sistemler kurmanıza imkan sağlaması. Kritik konu ithiyacınızı net olarak tarifleyebiliyor olmanız.

Videoda anlattığım örnektekine benzer şekilde eğer sisteminizi kendiniz kurguluyorsanız bunu tek seferde yapmanıza da gerek yok. Bir taraftan ticaretinizi yaparken diğer taraftan ihtiyacı netleştirebilir ve hangi sorunu çözmek istediğinizle ilgili doğal olarak oluşan bir fonksiyonlar dizisi geliştirebilirsiniz. Aslında bu tür bir süreç için en sağlıklı oluşum da bu: İşi yaptıkça ortaya çıkan ihtiyacı kayıt altına almak.

Kişisel Bilgi Yönetimi kavramının temel felsefesi: Bireysel yaratıcılık ve özgürlük sağlayan teknolojiler bütünü

Kişisel Bilgi Yönetimi bültenimizin ilk sayısından beri adını sık sık geçirdiğim yazılımlardan biri olan Obsidian'ın ilk ve genç CEO'su Stephan Ango geçtiğimiz günlerde bir blog yazısı yazdı. Konu, kaliteli ama küçük ölçekli yazılımların hayatlarımızdaki yeri. Yazıda hiç bir zaman büyük bir yatırımcıya satılmayacağını söylediği Obsidian'ın temel varoluş nedenleri samimi şekilde anlatılıyor. Konuyla ilgilenenlerin yukarıdaki bağlantıdan yazının tamamını okumasını tavsiye ederim.

Bu sınıfa giren (Obsidian, Logseq, Roam Research, Coda, Tana vb) yeni girişimler olarak kurulan, yani Microsoft, Google, Apple, Amazon gibi dünya devlerine ait olmayan bağımsız küçük girişimlerin hayatta kalmalarının önemli olduğunu düşünüyorum: Bilginin artık kimsenin tekelinde olmadığı yeni bir devirdeyiz. Bu dönemde uzun yıllardır kurum ve bireyleri kendilerine mecbur eden yazılım sağlayıcılarının hakimiyetinden kurtulmak, kişisel üretkenlik anlamında adil ve etik bir dünyada olabilmenin ilk adımı olduğunu düşünüyorum.

Bu bağlamda vermek istediğim mesaj "Microsoft kullanmayın!" kadar radikal değil; zaman zaman ona da ihtiyaç oluyor. Ama bana göre bu şirketler, hemen hepsi 20.yy'daki ihtiyaçlara göre düşünülmüş ve bugün geldiğimiz teknoloji dönüşümünü yeterince dikkate almayan, kısıtlayıcı ve kullanıcıyı kendisine muhtaç bırakan yüksek maliyetli çözümleriyle hayatlarımızı kendi istedikleri yöne çekiyorlar.

Diğer taraftan bilgi teknolojilerinin bugün geldiği noktada artık imkansız diye bir şey kalmadı. Bireyi özgürleştiren, üretkenliği ve yaratıcılığı destekleyen, doğru şekilde fiyatlandırılmış çözümler ve hayatlarımıza katabilecekleri katma değer çok büyük. Bu bülten özelinde bahsi geçen Coda ve benzeri tüm yazılımları hepimizin kendi işlerimizi kurgulamak ve işletmek için kullanabildiğimiz, yerleşik ürünlere mahkum olmadığınızu fark ettiğimiz bir girişim dünyası dilerim. Önümüzdeki ay görüşmek üzere.

Selam ve sevgilerimle
Yalçın Arsan - Kasım 2023