Kişisel Bilgi Yönetimi Bülten 12: Proje Yönetimi - Kitabevi açıyoruz!

Hiç istemesem de mayıs ayından bu yana bültenimize kısa bir ara vermek zorunda kaldım: İki aydır Behramkale köyü (Assos'ta) bir kitabevi açmaya çalışıyorum. Planlama, uygulama, satın alma ve özellikle de tadilat tarafına harcadığım emek, yazma enerjimi kısıtladı.

Neyse ki şu ara tünelin ucunda ışık göründü! Çocukluğumdan bu yana hayalini kurduğum küçük bir kitabevi sahibi olma amacıma epey yaklaştım; Ağustos ayı içinde dükkanımın operasyonel olmasını hayal ediyorum. Kişisel bilgi yönetiminin 12. bültenini de bu amaca yönelik yaptığım hazırlığa ayırdım: Projeyi nasıl tanımladım, planladım, ne tür kitaplar bulunduracağımı nasıl listeledim; bu konuda yaptığım çalışma için nasıl not aldım ve bunları nasıl kullandım?

Bu sayıda yeni bir yazılım, yaklaşım ya da teknik bir yenilik konuşmayacağız. Konumuz, not alma ve yazma pratiğimizin kişisel bir projeyi hayata geçirme sürecindeki rolü. Kitabevi projemi hayata geçirebilmek için aldığım notlar, bu notları olgunlaştırarak yazdıklarım ve tüm bunların gerçek bir plan olarak hayata geçmesini sağlayan iş akışlarını konuşacağız.

Ön hazırlık: Misyon, tasarım ve diğer detaylar

Benim açımdan bir zaman planıyla ilerletmek ve hızlı sonuçlandırmak istediğim bir proje olduğu için öncelikle bu konudaki tüm bilgiyi konsolide edeceğim bir not yarattım. Notun ilk boyutu projemin amacı: Her proje gibi bunun da bir çıkış noktasına ihtiyacı var; neden yapıyorum, ne amaçlıyorum, nereden başlıyor, nereye varmaya çalışıyorum?

Kitabevimin misyonunu şöyle tarif ettim:

Çağdaş edebiyat odaklı, bilim kurgu yapıtları ve bilimsel metinler ağırlıklı, kitap, plak, çizgi roman, poster ve diğer objeler mekanı.

Sonra bu konuda yaptığım diğer ön hazırlığı bir araya topladım: Dükkanın tasarımına dair yaptığım çizimler bulundurmak istediğim kitaplar isimleri, yazarlar, logo çalışması (teşekkürler Sunipeyk!) vb tüm boyutlar.

İşte bu noktada biraz takıldım: Not almak için kullandığım araç Obsidian'ın bazı kısıtları beni zorlamaya başladı. Projemi tarif etmeye ve detayları kayıt altına almaya çalışırken farkettim ki harika bir yazma ve fikir üretme aracı olan Obsidian, farklı niteliklere sahip girdileri listeleme amaçlı bir veritabanı olmakta zorlanıyor. Onu bu amaçla kullanmak imkansız değil ama zahmetli: Obsidian'ın içinde tablolar oluşturmak, tabloda yarattığınız öğelere (kitaplara) çeşitli özellikler atamak, kitapları bu özelliklere göre sınıflandırmak gibi sonuçlara ulaşmak için eklentiler ve ileri seviye bazı çözümler kullanmanız gerekiyor.

Veritabanı & not alma araçları arasındaki farklar

Eğer benim gibi sürekli not alıyorsanız daha çok düşünce ve fikir odaklı bir gündeminiz var demektir. Ama eğer bir kitabevi açmak ve bu kitabevinde bulunduracağınız kitapları tüm (yazarı, yayın yılı, konusu, yayınevi, fiyatı vb) detaylarıyla kayıt altına almaya çalışıyorsanız bu çeşitlilikteki bilgiyi düz metinlerle ifade etmeniz, elinizdeki veriyi bu detaya bağlı olarak farklı şekillerde görüntülemeniz kolay değil. Bu senaryoda en anlamlı çözümünüz, tablolar yaratmak ve sütunlarını da kayıt altına almaya çalıştığınız detayları temsil edecek şekilde belirlemek.

Bu işlevler için eskiden "ilişkisel veritabanı" adı verilen, kullanımı kompleks ve pahalı yazılımlarla uğraşmak zorundaydık. Veritabanı kurmak için çoğunlukla SQL adı verilen bir sorgulama dili bilmek ya da bu konunun profesyonelleriyle uzun çalışmalar yapmak gerekiyordu. Ayrıca kurduğumuz sistemle ilgili bir değişiklik istediğimizde yine bu uzmanlara başvurmak durumundaydık.

Artık değil: Geçtiğimiz birkaç yılda bu konuda başta 'Notion' olmak üzere birçok yeni ve çağdaş yazılımların devri başladı. Kolay yaratılan, revize edilebilen, birbiriyle ilişkili verileri tablo mantığıyla sergileyen çevrimiçi çözümlerle tanışıp kendi işimizi kendimiz yapabilmenin keyfine vardık.

Tablo deyince akla Excel geliyor. Ama bu tür yazılımlar klasik excel pratiğinden epey farklı: Tablolarımıza isimler verebildiğimiz, tablolara ait kolonları kendi isimleriyle bir başka tablonun içinden çağırabildiğiniz, yani bir yere referans verirken formüllerle değil, aşina olduğunuz kavramların isimleriyle (örneğin "yazarı Isaac Asimov olan tüm kitapları göster" tarzı komutlarla) çalıştığınız anlamlı, teknik tabiriyle 'semantik' uygulamalar hayatımızı kolaylaştırdı. Bu tür bir sistemi bir kere kurduktan sonra büyütmenin ve revize etmenin son derece kolay olduğu, bilgisayar ya da mobil telefonlarımızla veritabanına yeni bilgi girmenin basitliği, girdileri belli kriterlere göre listelemenin, o listeye anlık olarak yeni özellikler eklemenin, bu özelliklerin ilgili tablolarda da anlık güncellenmesini sağlamanın kolaylığı gibi bir çok lükse sahip olduk.

Proje yönetimi gibi çok boyutlu bir çabanın bu tarz çözümlerden yararlanmaya ihtiyacı var: Sadece metin bazlı araçlar kullanarak karmaşık bir projeyi her yönüyle takip edip yönetmek kolay değil. Burada amacım bu tür yeni nesil veritabanı çözümlerini tanıtmak değil (onu daha önce yapmıştım). Amacım herhangi bir proje üzerine çalışırken birden fazla aracı uyum içinde kullanmanın mümkün olduğunu bir örnekle göstermek. Vermeye çalıştığım mesajı biraz daha net ifade edebilmek için aşağıdaki videoyu izlemenizi öneriyorum:

Bağlantının gücü, listenin basitliği

İnsan zihni ilginç bir yapı: Akıl yürütme kabiliyeti bağlantılar sayesinde güçleniyor, algı ise liste, tablo ve benzeri araçlarla kolaylaşıyor. Bu nedenle hem akıl yürütmeniz gereken hem de kolay algılayabileceğiniz bir sistem oluşturmak için zaman zaman birbirinden farklı araç ve yöntemleri beraber kullanmak anlamlı oluyor. Ben bu örnek özelinde Obsidian ve Coda ile çalıştım. Farklı amaçlara uyacak şekilde farklı kombinasyonlar yapmak da mümkün.

Diğer taraftan bu bültenin temel konusu olan bilgi yönetimi bağlamında konuşmak gerekirse aynı amaçla birden fazla araç kullanmanın kurgulamaya çalıştığınız süreçleri karışıklaştıracağı yönünde bir görüş olduğunun da altını çizmem gerekir. Bu konu 'Kişisel bilgi yönetimi' dünyasının uzun süredir tartışılıyor : "Tek bir araca odaklanıp her işimi onunla çözmeye mi gayret edeyim, yoksa her konunun ihtiyaç duyduğu ideal aracı seçip bunları beraber kullanmanın yolunu mu arayayım?"

Bu tarz sorulara çoğu zaman verdiğim yanıtı tekrarlayarak bu bülteni sonlandırıyorum: Bu tamamen kişisel bir tercih. Kimilerimiz birden fazla araç kullanmanın gerektirdiği zaman ve eforu harcamaktan çekinmeyecek ve bu çok yönlülükten kaynaklanan avantajları yaşayacak, kimileriyse tek bir araca odaklanıp daha odaklı bir yaklaşımın verimliliğinden yararlanacak. Yorum ve geri bildirimlerinizi beklerim. Önümüzdeki ay görüşmek üzere.

Selam ve sevgilerimle.
Yalçın Arsan
Ağustos 2023