Kişisel Bilgi Yönetimi Bülten 10 - Hangi Not Alma Programını Kullanmalıyım?

Önemli olduğunu hissettiğimiz ama yerini tam öngöremediğimiz kavramlar girer bazen hayatlarımıza; Kişisel Bilgi Yönetimi böyle bir kavram. Eskiden bilgi arayışında olan birey, artık o kadar çok bilgiye sahip ki bunu nasıl kullanacağını bulamıyor. Onu anlamlandırmak için sistemler kurmaya, araçlar kullanmaya, yöntemler geliştirmeye çalışıyor.

Bültenimizde on aydır bu konu üzerine konuşuyoruz. Gördük ki konu derin, anlatmak gerekenler çetrefilli; hakkında yazmak yetmiyor, videolar ve onlara gelen yorumlarla iletişim kuruyoruz. Bu bültende 150, daha hızlı tüketilen youtube kanalımızda da 350 üzerinde takipçi ile artık küçük bir topluluk haline geldik.

Bu topluluğun nereye evrileceğini bilemiyorum ama bize yön veren temel unsur gelen soru ve yorumlar. Öyle görünüyor ki bunlar bir alanda yoğunlaşıyor: Kullandığımız araçlar, yani programlar. Araç seçimi, bu konuya kafa yoran herkesin önceliği.

Geçen Ağustos 2022 bültenimizde kendi kullanmayı tercih ettiğim araçlar hakkında bilgi vermiş, aynı yazıda "hangi programı kullanmalı?" arayışı için aşağıdaki gözlemi aktarmıştım:

En iyi araç arayışında derinleşmek hem avantaj hem de sorun. Farklı yöntem ve yaklaşımlar keşfediyor olmak bir avantaj. Ama bir yerde durup, belirli bir yöntemle ilerlemezseniz, bu yöntem arayışına takılıp kalma riski var. Yani bir noktada arayıştan vazgeçip ortaya bir şeyler çıkarmaya başlamanız gerekiyor. Bu bir fikir, düşünce, yöntem, yaklaşım, çözüm ya da sadece basit içerik olabilir. Ne olursa olsun değeri olan, kullanabileceğiniz bir çıktıya ihtiyacınız var. Yoksa bu keyifli süreç sonu olmayan kısır bir döngüye dönüşüyor.

Bültenimizin bu sayısında kullanabileceğimiz araç ve programlar konusuna geri dönüp konuyu bir defa daha inceleyeceğim. Bu dönüşün nedeni karşımıza sürekli yeni araçlar çıkması gerçeği: "Acaba kullandığım eski yazılımı bırakıp bu yeni olana mı geçeyim?" Kaçınamadığımız bu zor soruya hem araç hem de amaçlarımız bazında yanıt arayacağım.

Not alma yazılımları & türleri

Geçtiğimiz ay oluşturmaya başladığım 'Kişisel Bilgi Yönetimi Sözlüğü' çalışmasında kullanılabilecek araçları listelemeleye çalıştım.

Bu listede yer alan programları değerlendirirken üç temel metrik belirledim:

1. En küçük bilgi birimi nedir? (dosya mı blok/paragraf mı? - not: satır kavramını şimdilik gözardı ediyorum)
2. Kullandığı dosya formatı nedir? (üniversal bir format mı yoksa yazılıma özel mi?)
3. Lokal mi yoksa çevrimiçi mi çalışıyor?

Peki bu noktalar neden önemli? Teker teker konuşalım:

En küçük bilgi birimi

Nasıl not aldığınızın temel göstergesi notları kelimelere nasıl dökmeyi tercih ettiğinizle ilgili; en küçük bilgi birimi tabirinden kasıt, anlam bütünlüğü olan en küçük metin uzunluğunuz.

Diğer bir deyişle aldığınız notların uzunluğu ve yoğunluğu notlarınızın içerdiği en küçük bilgi birimi sayılıyor: Eğer aklınıza gelen düşünceler anlık olarak ve parçalar halinde beliriyor, bunları genel bir bütün içinde düşünmeden kısa metinler olarak kayıt altına alıyorsanız blok ya da paragraf (İngilizce adıyla 'bullet point') bazlı düşünüyorsunuz demektir. Bunu kendi içinde anlamlı ama henüz büyük bir bütün içinde anlamlı olacak kadar olgun olmayan, tabir yerindeyse mikro düşünce parçaları olarak da tarif edebiliriz.

Diğer taraftan eğer düşünce kafanızda belirdikten sonra onun hakkında uzun uzun yazacak, bu metni giriş - gelişme - sonuç (ya da benzeri) şekilde yapılandıracak kadar rahat hissediyorsanız, o zaman daha geniş kapsamlı düşünceler üretiyor ve kişisel bilgi yönetimi terminolojisinde kullandığımız adıyla dosya bazlı notlar alıyor alıyorsunuz demektir. Yani oluşturduğunuz metinler daha çok makro bir yapıya, anlam bütünlüğü olan ve kapsamlı bir fikri temsil etme kabiliyetine sahip demektir. Bu konuyu biraz daha netleştirmek için somut örnekler vermeye çalıştığım aşağıdaki videoyu izlemenizi öneriyorum:

Bu karmaşık görünen kriter için kısa özet: Eğer en küçük bilgi biriminiz blok/paragraf ise Logseq, Roam Research ya da Tana benzeri blok bazlı ya da yaygın kullanılan İngilizce adıyla "outliner" tarzı bir program kullanmanızı tavsiye ederim.

Bu programlar sizi küçük notlar alıp onları ileride bir araya getirmeye teşvik edecek. Eğer aldığınız bu mini bilgi parçalarını doğru bir şekilde etiketliyor ya da diğer notlarla doğru bağlamda ilişkilendiriyorsanız zamanla aklınızdaki önemli düşüncelerin doğal olarak bir bütün oluşturmaya başladığını göreceksiniz. Aynı zamanda bu programların önemli bir özelliği olan girintileme (indenting) fonksiyonu ile minik not parçacıkları arasında kısıtlayıcı olmayan bir hiyerarşi kurabilir, bu yolla ilgili notları birbiri ile beraber dikkate almak için alternatif yollara sahip olabilirsiniz.

Eğer en küçük bilgi biriminiz dosya ise durum farklı; çoğu geleneksel araçlardan oluşan ve daha çok seçeneğiniz var: Başta Obsidian olmak üzere Evernote, Microsoft One-Note, Apple Notes, Simple Notes, Google Keep vb tüm not alma programları sizin amaçlarınıza uyacaktır. Bu senaryoda daha yapılandırılmış notlar alacak ve anlam bütünlüğü notunuzun bütününe yayılmış olacak yani vereceğiniz mesaja önceden karar verebiliyor, uzun metinler oluşturma konusunda rahat hissediyorsanız bu not alma programlarının hepsi size uygun araçlar. Hele bir de Obsidian gibi ileri seviye bir araç tercih edip yarattığınız notları birbiriyle ilişkilendirmek gibi özellikleri de kullanmayı başarırsanız işiniz daha da keyifli hale gelecek, kısa zamanda bağlantılı düşüncelerinizi hızlı şekilde kayıt altına alır hale geleceksiniz.

Dosya Formatı

Kullandığınız programın kullandığı dosya formatının önemli olup olmadığını şu soruya "evet" ya da "hayır" yanıtı vermenizle belirlenir: Yarınlarda başka bir programa geçmeyi düşünür, yazdıklarımı farklı porgramlarda açabilmek ister miyim?

Yanıt "evet" ise dosya formatı en basit ve üniversal olan yazılımları tercih etmeniz doğru olur: Çok seçeneğiniz var ama deneyim sahibi olduklarım arasında Obsidian, Logseq, Dynalist ve Simple Notes'u sayabilirim. Bu seçim sizi araç tercihleriniz konusunda daha özgür bırakır ve basit metne dayalı bir dosya türü olan (.md uzantılı) dosyalarınızı istediğiniz en basit metimn editörleri dahil her programda kolayca açabilir ve daha önce yaptığınız formatlama ile görebilirsiniz.

Yanıtınız "hayır" ise, yani "Evernote, Microsoft One Note ya da Apple Notes ile başladım, onunla sonsuza kadar devam ederim" diyorsanız o zaman tercih ettiğiniz dosya formatı konusuna dikkat etmeniz pek önemli değil demektir. Hepsi ile benzer işler yapabilir, programın özelliklerini çözmek için harcayacağınız bir miktar zaman ve kendi iş akışınıza göre geliştireceğiniz alışkanlıklar ile ihtiyacınızı görebilirsiniz. Bu yaklaşımı başarıyla uygulayan çok örnekle karşılaştım ve tek bir araca odaklanmanın operasyonel açıdan büyük bir avantaj olduğunu düşünüyorum: Sürekli yeni araç arayışından kurtulmak önemli bir zaman kazancı. Eğer sisteminizden memnunsanız çok kurcalamayın, yeni arayışa girmeyin. Yazmaya ve üretmeye devam!

Lokal / çevrimiçi farkı

Son kriterimiz notlarınızın lokal mi çevrimiçi (online) mı saklandığı sorusunun yanıtı.

Lokal (yani bulutta değil bilgisayarınızda saklanan) dosyalar size hız ve güvenlik sağlar. Yazılımınız size çok daha hızlı yanıt verir; bunu küçümsemeyin! Sürekli sizi bekleten bir programla çalışmak hızlı düşünen beyinleriniz için işkence olur. Ayrıca bu senaryoda sizden başkasının dosyalarınıza erişmesi teknik açıdan mümkün olmaz. Eğer bu iki unsur sizin için kritikse tercihiniz lokal çalışan bir program olmalı.  

Çevrimiçi çözümler ise kullanım açısından bazı esneklikler sunar: Notlarınız zaten bulutta olduğu için anlık olarak yedeklenip güncellenir. Herhangi bir cihazdan (akıllı telefon ya da farklı bir bilgisayardan) kolayca açıp en son haline ulaşabilirsiniz. Senkronizasyon yapmak için çözüm bulmanız gerekmez. Diğer taraftan bu çözüm internet bağlantısı gerektirdiği için daha yavaş çalışan bir yazılım ve sorgulanabilir bir güvenlik anlamına gelir; programınızın sunucuları hack'lenirse dosyalarınızın birinin eline geçmesi mümkün olur. Eğer anlık senkronizasyon sizin için önemliyse ve hızın da daha düşük olması ve güvenlik boyutu kritik değilse o zaman çevrimiçin çalışan bir program kullanmanızı tavsiye ederim.

Bu konuda önemli not: Temel olarak lokal çalışan (ve tamamen ücretsiz olan) ama senkronizasyon özelliğini ileri seviye güvenlik ile beraber ücretli olarak sunan Obsidian ve Logseq gibi modern çözümler bu kriteri sağlama konusunda en güvendiğim stabil araçlar. Yani lokal / çevrimiçi kriterini dengeli olarak çözmek mümkün, birinden birini tek başına tercih etmemiz şart değil.

Sonuç

Bu yazıyı artık klişe olmaya başlayan "kullanmayı tercih edeceğiniz program sizin kişisel seçiminiz" sonucu ile bitirmek istemezdim ama maalesef durum bu :) Kişisel bilgi sisteminizi kurarken kendinize yukarıdaki üç soruyu sormanızı ve bu soruların yanıtlarını sakin kafa ile ve hepsini bir potada eriterek değerlendirmenizi öneriyorum.

Daha önemlisi: Bu değerlendirmeyi yaptıktan sonra kararınızı bir defa verip bir daha arkanıza bakmamanızı tavsiye ederim.

Eğer verdiğiniz kararı sorgulamaya başlarsanız mutlaka yaptığınız seçimin bazı tavizler içerdiğini görecek ve acaba bunları da çözebilir miydim diye yeni bir araç, program, yazılım aramaya geri döneceksiniz. Lütfen bunu yapmayın!

Şunu unutmayın: Hiç bir seçim mükemmel değil. Ve mükemmel iyinin düşmanı: Yukarıdaki soruları sağlıklı olarak yanıtladıysanız yapmış olduğunuz seçim hatalı olamaz. Var olan araçların hepsi son derece kabiliyetli ve iyi programlar. Unutmayın, en üretken yazar ve akademisyenlerin yaşadığı 1960'lı yıllarda bu işler kağıt ve kalemle yapılıyordu; şimdi de aynı yöntemle devam edilebilir. Ama teknolojik imkanlarla işimizi kolaylaştırmak bu kadar mümkünken, bu yetenekli araçları neden kullanmayalım? Yeter ki kuracağımız sistem ile ilgili kararları verirken ne yapmaya, nereye varmaya çalıştığımızı gözden kaçırmayalım.

Uzun lafın kısası, kurmaya çalıştığımız kişisel bilgi sistemi için ipler bizim elimizde: Kullandığımız aracın neyi yapamadığına takılıp daha iyisini aramanın sonsuz döngüsüne mi gireceğiz? Yoksa elimizdeki ile ne büyük şeyler yapabileceğimizi mi keşfedeceğiz?

Önümüzdeki sayılarda programlar hakkında kayda değer yeniliklerden bahsetmeye devam edeceğim. Ama yavaş yavaş kullanılabilecek araç ve programlar yerine, amaç ve kullanım alışkanlığımıza uygun olarak geliştirebileceğimiz yöntem ve yaklaşımlar üzerine konuşmak istiyorum. Artık yavaş yavaş araç arayışından vazgeçip sistem arayışına dönme zamanı geldi zira araçlar statik bir boyut: Hangi programın hangi özelliğe sahip olduğunu biz etkileyemiyoruz. Ama yöntem ve yaklaşımlar bizim için dinamik bir konu: Hangi aracı nasıl kullanacağımızı biz belirliyoruz.

Not defterimdeki yenilikler

Geçen ay kişisel bilgi yönetimi bağlamında kullanılan kavramları bir araya getirip tarifleme amacı taşıyan çevrimiçi sözlük çalışmamı duyurmuştum. notdefteri.yalcinarsan.com adresinde yayınladığım bu çalışmaya Mart ayı içinde üç yeni not ekledim: Niklas Luhmann, Zettelkasten, How to Take Smart Notes. Ayrıca çevrimiçi not defterim artık kişisel bilgi yönetimi ile kısıtlı değil; üzerine odaklandığım diğer bazı konuları da yavaş yavaş dahil etmeye başlıyorum. İlk olarak otomotiv elektrifikasyonu yani otomotiv sektörünün içten yanmalı araçlarda elektrikli araçlara geçişi ile ilgili aldığım notlarla başlıyorum.

Bu aylık benden bu kadar. Bültenimize ilgi gösteren herkese teşekkür ederim. Mayıs ayında görüşmek üzere!

Selam ve sevgilerimle.
Yalçın Arsan - Nisan 2023