Kişisel Bilgi Yönetimi Bülten 8 - İkinci Beyin kavramı

Bazen karmaşık konular kolay algılanan bir alt başlığıyla anılır hale gelir; ikinci beyin kavramı da kişisel bilgi yönetimi konusu için böyle bir alt başlık oldu. Yapmak istediklerimiz için varolan beynimizle içinden çıkamadığımız işleri, ikinci bir beyne havale etme fikri aklıyla iş yapmaya çalışan bizlere cazip göründü; o kadar kolay anlaşılan bir ifade şekli ki hiç sorgulamadan kabul edip sahiplendik.

Bültenimizin sekizinci sayısında kişisel bilgi yönetiminin yaygın konu başlıklarından olan "İkinci Beyin" kavramı üzerine konuşacağız. Konuyla uzun zamandır ilgilenen biri olarak bende durum şu: Bu tabiri tam olarak sahiplenmesem de sembolize ettikleri açısından sakıncalı bulmuyor, konuya yeni giriş yapanlar nezdinde kolay kabul gören bu kavramı zaman zaman ben de kullanıyorum.

İkinci bir beyin yaratmak

Bu tabiri en yaygın olarak kullanan kişi Tiago Forte isimli bir içerik üreticisi. Aynı ismi taşıyan ve Türkçe'ye de çevrilen bir kitap yazdı. Konuya giriş yapmak isteyenler için Tiago'nun yaklaşımını basitçe incelemek anlamlı bir adım olur.

Temel argüman şöyle: "İkinci beyin, karşılaştığınız bilgiyi sonradan kullanmak için kayıt altına almaya yarayan dijital bir depo; bazı bilgileri gerçek beynimizde saklamak yerine bu depoya atıyoruz. Bunları unutmamak ve sonradan kullanmak için yapmamız gereken o bilgi için doğru yeri tespit edip saklamak ve sonra da işlemek."

Bunu yapmak için önerilen bir klasör yapısı var:

1. Projeler
2. Alanlar (areas)
3. Kaynaklar (resources)
4. Arşivler

Tiago bu sisteme kısaca P.A.R.A adını veriyor. Tavsiye edilen iş akışı şöyle:

• Üzerinde çalıştığın tüm işleri projeler klasöründe birer dosya olarak yarat ve burada biriktir; bunlara birer amaç ve hedef tarih belirle.
• Üretim yapmak istediğin konu başlıklarını ilgi alanlarını içeren ikinci bir klasöre at.
• Kaynaklar projeleri ve ilgi alanlarınla ilgili kullandığın kaynakları üçüncü klasörde sakla
• Bu üç klasörde duran ama artık işine yaramayan unsurları arşive taşı.

Önerilen yöntem yapıyla tutarlı. Sizi, üzerine çalıştığınız projeler veya ilginizi çeken alanları netleştirip adlarını koymaya, zaman içinde rafine etmeye ve onları kullanarak yapacağınız üretim sürecini de adım adım ilerletmeye yönlendiriyor. Sonuç odaklı, üzerine çalışılan işi bitirmeye teşvik edici bir yaklaşım. Aynı anda çok sayıda işle uğraşanlarımızı kısa zamanda rahatlatan, yol aldıran bir yöntem: Bilgiyi ilgili klasöre at, sonra gerekeni yap.

İşte bu noktada, yani bu yöntemin bizim için uygun olup olmadığını değerlendirirken, kişisel bilgi yöntemine dair kurmaya çalıştığınız sistemden ne beklediğimizle ilgili bir yol ayrımına geliyoruz: Eğer amaç günlük iş akışımızı yöneterek üretkenliği arttırmak ise ikinci beyin anlamlı bir çözüm olmaya başlıyor. Çünkü muhtemelen bu noktaya basit not alma araçları ya da 'to-do' uygulamaları yeterli olmadığı için ve daha kapsamlı bir çözüm arayışı ile geldik.

Bu yerinde bir arayış: Günlük akışımızda not almak istediğimiz önemli detayları görev / takvim yazılımlarından daha geniş içeriklerle ve belirli kriterlere göre klasörlere yerleştirip, yukarıda tarif edilen süreci izleyerek kısa vadede görevi sonuçlandırmak mümkün. Bu yaklaşımı denemiş biri olarak sürecin, özellikle de ilk adımlarının rahatlatıcı bir etkisi olduğunu ve kısa vadede çözüm ürettiğini söyleyebilirim. İşlerimiz, projelerimiz ve kaynaklarımız kontrol altında ve hızlı ilerliyor.

Kişisel bilgi yönetimi kavramının "üretkenlik" boyutunu bu yöntemle çözmek mümkün.

Peki ama eğer kişisel sistemimizi kurmaktaki amacımız sadece iş bitirmek değil de daha uzun gündemli bir düşünce/fikir/içerik geliştirme süreci yürütmek ise?

İşte bu sorunun yanıtını vermek zor.

İkinci beyin bakış açısının destekçilerinin pozisyonu belli: Bu yönteme göre amaç ne olursa olsun önerilen yaklaşım değişmiyor. Notlarını dört ana klasörden birine gönder, ilgili yerlerde onlar üzerine çalış ve sonuca ulaş.

Bu konuda benim deneyimim farklı oldu. Bu tip sistemlerin üretkenlik anlamında katma değerini beğenmekle beraber onlara iki yönden temkinli yaklaşıyorum: Öncelikle klasörlere karşıyım; bu konuda geçen yıl yayınladığım videoda ifade ettiğim gibi, bilgiyi klasöre koymak bana göre onu sadece tek bir bağlama hapsetmek ve uzun vadede onu kaybetme ihtimalinizi artırmak demek.

İkincisi sürdürülebilirlik; insan böyle bir sisteme sahip olunca, yani ikinci bir beyne güvenmeye başladığında olur olmaz bir çok şeyi "nasıl olsa bir gün kullanırım" bakış açısıyla toplamaya başlıyor. Zamanla neden sakladığınızı dahi hatırlamadığınız bir bilgi karmaşasına doğru sürükleniyorsunuz. Bu da zamanla sizi sahip olduğunuz sistemden soğutuyor, yeni bir arayışa girmekten kurtulamıyorsunuz.

Benzer sıkıntılar yaşamış olmalı ki Tiago Forte de yakın dönemde metodolojisini bir miktar esnetti ve kullandığı söylemin içine "sakladığımız bilgi konusunda seçici olma", "klasörlerdeki bilgiyi sürekli işleyerek canlı tutma" ve bu yolla onlara sürekli hakim olma (kaybetmeme) gibi boyutlar ekledi. Bu yönteminin yakın gelecekte nereye evrileceğini bilemiyorum ama şunu söyleyebilirim: İkinci beyin kavramının çıkış noktası sadece "daha üretken olma" amacı; Ne fazla ne eksik. Kurguladığı akış da bu çıkış noktasına uygun yöntem ve yaklaşımlar içeriyor. Eğer amacınız da bu ise ikinci beyin sizin için anlamlı olabilir.

Üretkenlik anlamlı bir amaç mı?

Peki üretkenlik herkes için anlamlı bir amaç mıdır? Bu sorunun yanıtı çoğumuz için "evet". İster iş, ister kişisel amaçlar açısından bakıldığında daha çok ve zahmetsiz üretmeyi istemek doğal bir refleks. Verilen görevleri daha hızlı bitirmek, daha çok  yazı yazabilmek, hedeflere daha kolay ulaşmak gibi üniversal amaçlara ulaşma yönünde elde edebileceğimiz her iyileşme bir üretkenlik artışı sayılır. Kişisel olarak sahip olduğumuz bilginin bu amaçlı kullanımı, bireysel açıdan ilk akla gelen hedeflerden biri oluyor.

Diğer yandan üretkenlik denen kavramın, kişisel bilgi yönetimi sistemlerimizin yegane amacı olmak için fazla "teknik" bir boyut, ifade edebilecekleri açısından da ancak kısa vadeli bir gündem oluşturabileceğini düşünüyorum. İnsan zamanla hızlı ve çok üretmektense, az ama öz üretmeye doğru evrilme ihtiyacı duyuyor. Eğer kurmaya çalıştığınız bilgi sistemi için özenli ve sabırlı bir cabaya girdiyseniz zamanla üretkenlik tek perspektif olmaktan çıkıyor. Nitelik, kalite ve fayda gibi perspektifler adım adım güçlenmeye başlıyor.

Yani bilgimizi yönetmek açısından benimseyebileceğimiz, daha yavaş bir gündem, sakin bir yaklaşım, sayıca daha az ama nitelik olarak daha yüksek üretim (& tüketimi) öne çıkaran felsefeler de var. İhtiyacımız ve kendi kişisel çalışma alışkanlıklarımıza göre bazılarımız, daha üretken olmaya çalışmak yerine daha anlamlı ve niteliği öne çıkaran kişisel hedeflere doğru yolculuk edebilir.

Özet: İkinci beyin, Kişisel Bilgi Yönetimi kavramına pratik ve hızlı bir giriş

Bilgi yönetimi anlamında kuşku götürmeyen bir durumla karşı karşıyayız: Modern çağın gerçeği bilgi bombardımanı altında olma halimiz. Haber, araştırma, sosyal medya, okuduklarımız, izlediklerimiz ve işimiz için bilmek durumunda kaldıklarımız sürekli üstümüze geliyor. Yönetmezsek giderek artan bu zihinsel yükü hafifletmek için ikinci (ve dijital) bir beyne sahip olmak ilk akla gelen pratik çözüm.

Ama bu kolay algıyı yaratan ve hızlı yol aldıran basit yapısı, ikinci beyin kavramının aynı zamanda zayıf noktası: Kişisel Bilgi Yönetimi kavramını doğru anlamak, yorumlamak ve hayatımızdaki katma değerini netleştirmek için emek harcamak ve onu içselleştirmek yerine, farklı bir isim vererek onu sadece daha kolay yorumlanabilecek bir başka tabirle değiştirmiş oluyoruz.

Bana göre ikinci beyin yöntemi kişisel bilgi yönetimi kavramına güzel bir giriş aracı; karmaşık kavramlara sorunsuz giriş yollarını küçümsememek ve bunları deneysel bir bakış açısıyla yaşamak taraftarıyım. Bu anlamda ikinci beynimizi kişisel bilgi yönetim ihtiyaçlarımızı anlama ve yorumlama sürecinde kullanabileceğimiz bir ısınma egzersizi gibi görebiliriz. Bazılarımız için bu kadarı yeterli olacak, bazılarımız farklı yollar arayacaktır. Göreceli bir konu; adı üzerinde, konumuz "Kişisel" Bilgi Yönetimi.

İkinci beyin kavramına attığımız bu hızlı bakışın ardından önümüzdeki ay bu alanda biraz daha detaylı (ve zahmetli) bir bakış açısı olan "bağlantılı notlar" yaklaşımına geri döneceğim. Aslında birbirinden ayrılamayacak ama uygulama olarak farklı yaklaşımlar gerektiren bu yöntemler üzerine ne kadar konuşsak az, zira bu konuda tam ve ideal çözüm bulmuş birine henüz rastlamadım; takip ettiğim herkesin arayışı devam ediyor.

E-Bültenimizde sistem değişikliği & online buluşma #5

Sizlere bu e-bülteni ilk sayıdan (Temmuz 2022'den) beri  Twitter'ın alt kuruluşu olan 'Revue' isimli bülten altyapısı ile gönderdim. Ne yazık ki Twitter, 18 Ocak 2023 itibarıyla Revue'yü kapattı. Neyse ki çözüm alternatiflerinin sınırsız olduğu bir çağda yaşıyoruz!

Geçtiğimiz ay üzerine epey düşündükten sonra kişisel blogum ve bülten yollama mekanizmalarını aynı çatı altında yürütebileceğim 'Ghost' isimli bir altyapıya geçtim. Bu sayıdan itibaren E-Bültenlerimizi bu yeni yapı üzerinden alacaksınız. 15 yıldan fazla süredir blog yazdığım teknik açıdan için kolay bir geçiş olmadı, ama yine de içeriğimin %80'ini aktarmış ve işin zor kısmını atlatmış durumdayım.

E-bülten yollama açısından daha önce kullandığım sisteme benzer olmakla beraber Ghost, sadece bundan ibaret olmayan bir üyelik sistemi. Sizler eski abonelerim olarak yeni sisteme aktarıldınız. Her zamanki gibi, eğer abonelikten çıkmak isterseniz mesaj sonundaki bağlantı ile ayrılabilirsiniz.

Bu yeni sistemin farklarından biri şu: Abonelik sadece e-bülteni kapsamadığı için bir de sisteme "giriş yapma" seçeneği göreceksiniz. Eğer hesabınızla giriş yapar ve bültenleri bu şekilde okursanız bültenlerin (ya da diğer blog yazılarının) altına yorum yapabileceksiniz. Eğer hesabınıza 'isim ve soy isim' eklerseniz bundan sonraki e-bültenleri size isminizle hitap edecek şekilde alacaksınız. Zaman içinde üye olanlarımızın yaptığı tercihlere bağlı olarak farklı içeriklere erişim ya da üyelerin sadece ilgilendikleri alanlara özgü yeni yazılara abone olabilmeleri gibi özellikleri de devreye alabileceğimi hayal ediyorum.

Son online buluşmamızı Kasım ayında yapmıştık. Aynı dönem bu tür buluşmalar için yaptığım bir twitter anketinde şöyle bir sonuç çıktı:

Durum bu olunca bu amaçlı özel bir yayın hazırladım. 5 Şubat Pazar günü saat 20:00'de bu sene okumakta olduğum ikinci üniversite eğitimim olan Siyaset Bilimi konusu için kurduğum bilgi yönetimi sistemimi canlı olarak gösterecek, bu süreçte kullandığım yöntem ve araçları anlatacağım. Böyle bir sistemi kurmanın ve kullanmanın nasıl olduğunu merak edenleri bu Youtube yayınına beklerim (bağlantıya giderek hatırlatıcı kurabilirsiniz).

Mart ayında görüşene kadar hoşçakalın.

Selam ve sevgilerimle
Yalçın Arsan - Şubat 2023

Not: Kişisel Bilgi Yönetimi konulu eski bültenlere ana menüdeki "E-Bülten" sekmesinden ya da aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz:  

Not 2: Kişisel bilgi yönetimi konusunda yayınladığım videolara aşağıdaki youtube oynatma listesinden ulaşabilirsiniz: