Kişisel Bilgi Yönetimi: Araç mı amaç mı?

Bilgi ile olan ilişkimi tarif etmem gerekse “inişli çıkışlı” olarak ifade ederim. Yıllardır not alıyorum, yaklaşık üç yıldır da adına bilgi dediğimiz bu ilginç kavramın hayatımdaki yerini tarif edip faydalı hale getirmeye çalışıyorum.

Önceleri tarife gerek olmayacak kadar jenerik bir olguydu. Sonra tersi oldu, bilgiyi nasıl ve ne amaçla kullandığımı fark ettikçe içeriğini küçümsemiş olduğum fazla kompleks bir olgu gibi gelmeye başladı. Araştırdıkça derine indim; farklı yöntemler keşfettim, ne kadar detaylı bir bir kavram olduğunu fark ettim. Bu arada aldığım notlar çoğaldı. Bir taraftan da bunları kontrol altına alma gayreti baş gösterdi. Bilginin benim için ne olduğunu, ne kadar güçlü olduğunu fark ettikçe ona karşı bir aşk / nefret ilişkisi oluşmaya başladı: Aşk çünkü hem öğrenmeyi seven hem de onunla hayatını kazanan biri olarak bilgi benim için önemliydi. Nefret çünkü zamanla onu daha iyi tanıdıkça da da kontrol etmenin zorluğunu, hatta teorik açıdan imkansızlığını fark ettim. Son yıllarda kendi Kişisel Bilgi Yönetimi yaklaşımımı geliştirme konusunda attığım her adımda bu kez başardığımı sandım, sonra daha alacak çok yol olduğunu fark ettim.

Bu sürece yapıcı açıdan bakmak mümkün: Amaç varmak degil de gitmek ise hayatınızın tam merkezine koyacağınız ve ömür boyu size eşlik edecek bir olguyla karşı karşıya olabilirsiniz. Bu sürecin şöyle bir çıktısı var: Sürekli derinleşen bir arama, araştırma ve düşünme dizisi.

Derinleşme boyutu hem avantaj hem de sorun. Farklı yöntem ve yaklaşımlar keşfediyor olmak bir avantaj. Diğer taraftan bir yerde durup, belirli bir yöntemle ilerlemezseniz sürekli bir yöntem arayışına takılıp kalma ve üretememe riski var. Yani bir noktada arayıştan vazgeçip ortaya bir şeyler çıkarmaya başlamanız gerekiyor. Bu bir fikir, düşünce, yöntem, yaklaşım, çözüm ya da sadece basit içerik olabilir. Ne olursa olsun değeri olan, kullanabileceğiniz bir çıktıya ihtiyacınız var. Yoksa bu keyifli süreç sonu olmayan kısır bir döngüye dönüşüyor.

Araçlar

Kişisel bilgi yönetimi (İngilizce adıyla PKM – personal knowledge management ya da Türkçe kullanmayı sevdiğim kısaltmasıyla KBY) hakkında daha önce yazdığım yazılarda önce bu kavramın dünyada ve benim özelimde nasıl geliştiğine, kullanılabilecek farklı yöntem ve yaklaşımlara, son olarak da biraz teknik boyuta geçerek kullanmayı tercih ettiğim Obsidian isimli yazılımın birkaç farklı şekilde kullanımına örnekler vermeye çalıştım.

Bu yazıda bu noktadan devam edip bilgiyi yönetmek için kullanılabilecek araçları anlatmaya devam etmek istiyorum. Uzun arayışlardan sonra farklı nedenlerle tercih ettiğim üç araçtan (yazılımdan) bahsedeceğim: Obsidian, Logseq (ve aynı nitelikteki Roam Research) ve Coda (ve aynı nitelikteki Notion). Hepsi farklı amaçlara uygun tasarlanmış ve farklı avantajları olan yazılımlar. Hepsini birden kullanmak ya da sadece birini tercih edip onunla devam etmek için bu farkları anlamanın faydası var.

Öncelikle Obsidian ile başlayalım

Obsidian: Yazmak için en esnek araç

Obsidian, ‘Markdown’ adı verilen basit metin dosyaları halinde notlar yaratmanızı, bunları birbiriyle ilişkilendirmenizi, bir notun içinde diğerlerini görüntülemenizi, ileri seviye filtreleme ve özelleştirme özellikleri olan bir grafikte notlarınız ve onları gruplamak için yarattığınız etiketleri görme imkanı sunan bir not alma programı.
Obsidian üzerine daha önce çok yazdım; özellikle Obsidian ve bağlantılı notlar yaklaşımı yazımda notları biririyle ilişkilendirmenin yararlarından ve ne amaçlarla kullanılabileceğinden bahsettim. Konu hakkında daha fazla detaya girmeden tarif etmem gerekirse Obsidian’ın kullanım açısından en esnek not alma yazılımı olduğunu söyleyebilirim. Yeni özellikler eklemek ve onu bir çok farklı amaca dönük özelleştirmek mümkün. Bu özellike Obsidian’ı diğer araçlara göre eşsiz bir noktaya taşıyor; yeterince sabırlı ve kararlıysanız onunla yapamayacağınız iş yok.

Ayrıca çok hızlı çalışan bir yazılım. Bu boyutu göz ardı etmeyin: Hız ve stabilite kritik konular ve o yazlımla ilişkinizin kalitesini belirliyor. Eğer üretkenliğinizin önemli bir boyutu bilgisayar başında ve bu yazılımla geçiyorsa bu kritik bir konu haline geliyor.

Diğer taraftan Obsidian’la neyi, neden, nasıl yaptığınız/yapacağınız hakkında bir fikriniz olması lazım. Bahsettiğim ileri seviye özelleştirilebilirlik boyutu, aynı zamanda Obsidian’a bir miktar karmaşıklık katıyor. Varolan özelliklerin genişliği, ve eklentiler sayesinde ekleyebildiğiniz özelliklerin sınırsızlığı sizi baştan çıkarabilir, sadece meraktan eklediğiniz ama pek kullanmadığınız bir çok fonksiyonu ekleme riski yaratabilir. Eğer iş akışınız da çok net değilse üretmek için kullanmadığınız bir çok özellikle uğraşır halde bulabilirsiniz kendinizi.

Bu açıdan Obsidian’ı temsil etmesi için aşağıya daha önceki yazılarımdan birinde daha kullandığım kısa bir video ekliyorum:

Logseq (ya da Roam Research): Karmaşık görüntü ardında düzen

Bu bölümde bahsedeceğim yazılım ailesi ilk olarak Roam Research adlı seçenekle popülerleşen sonrasında farklı örnekleri ortaya çıkan ‘outliner’ ya da anahat çıkarma aracı olarak tarif edebileceğimiz yazılımlar. Benim inceleyeceğim Logseq (ya da hemen hemen aynı nitelikteki Roam Research) notları bağlantılamak ve grafik veritabanı ile çalışmak anlamında Obsidian’a benzeyen ama kullanım pratiği açısından da farklılıklar içeren bir yazılım. Akış, tasarım mentalitesi ve karşıladığı ihtiyaçlar farklı.

Öncelikle uzun zamandır Obsidian kullanan biri olarak Logseq’e kalıcı olarak geçiş yapmayı düşündüğümü söylemem doğru olur. Daha iyi bir yazılım olduğu için değil, kendi ihtiyaç duyduğum akışa daha uygun olduğu için. Aslında Logseq daha genç bir yazılım olduğu için daha yavaş, Beta sürümünün ilk dönemi olduğu için teknik sorunları daha fazla; yani yazılımcıların tabiriyle “bug” (bazı fonksiyonların beklendiği gibi çalışmama) vakası oluyor. Diğer taraftan kullandıkça aslında benim ihtiyaç duyduğum gündelik not alma ve yazma akışına ne kadar yakın olduğunu keşfediyorum.

Şöyle ki: Günü hareketli geçen biriyim, yani birden çok gündem takip ediyorum. Kimi zaman bunları aynı anda ilerletmek durumunda kalıyorum ve gelişmelerin bir kısmını kayıt altına almam gerekiyor. Vermem gereken kararlar, dikkate almam gereken boyutlar, düşündüklerim, geliştirdiğim fikir ve yöntemler, takip etmem gereken dinamikler var. Eğer bir şekilde kayıt altına almazsam unutuyorum.
Bu bağlamda Logseq’in önemli bir avantajı ortaya çıkıyor çünkü “günlük” odaklı bir yaklaşım. Yani programı ilk açtığınızda sizi o güne ait özel nota yönlendiriyor. Bundaki amaç o günkü notlarınızı bu sayfaya almanız. Eğer siz bu notları yaratırken belirli bir sistematik kullanıyor ve her not parçasını (bloğu) bir şekilde ilişkilendiriyorsanız Logseq güçlü bir araç olmaya başlıyor. Çünkü günlüğünüzdeki herşey aklınızdaki diğer şeylerle ilişkileniyor ve dolayısıyla da kolayca geri çağırılabilir hale gelmeye başlıyor. Bunun önemli bir avantajı da gündelik karşılaştığınız ve saklamak istediğiniz herhangi bir bilgi parçasını “nereye kaydedeyim?” diye düşünmek zorunda kalmamak.

Logseq’in Obisidan’dan önemli farkı ise notların yapısı: Notların içindeki her blok kendi başına bir öğe. Bu bağlamda Zettelkasten yaklaşımına biraz daha yakın bir araç olduğunu söyleyebilirim zira bu yaklaşımının önemli bir boyutu “atomik” diye tarif edilen, her notun tek bir ana konuya odaklanıyor olması.

Diğer önemli bir fark da “not” ya da “etiket” kavramlarının pek ayırt edilmeden birbiri yerine kullanılıyor olması; yani Logseq için etiketlerin notlardan hemen hiçbir farkı yok (tek fark etiketlerin başlığı tek bir kelimeden oluşuyor, notlarda ise buna bir sınır yok). Yani kitap etiketi ile kitap notu arasında teknik bir fark yok. Kullanıcı olarak bu yorum farkını sizin yapmanızı bekliyor Logseq; diyor ki “benim sana sunduğum imkan bu, nasıl istersen öyle kullan”.

Örn: Etiket olarak “kitap” kullansanız bile kitap etiketini bir dosya gibi açıp hakkında istediğiniz kadar yazabilirsiniz. Ya da kitap notunu (aynı Obsidian’da olduğu gibi) bir dosya olarak kullanabilirsiniz. Buradaki fark şu: Okuduğum Kitaplar diye bir not yaratabilirken aynı şekilde bir etiket yaratamıyorsunuz çünkü etiketler tek bir kelimeden oluşabiliyor.

Üçüncü önemli fark ise Logseq’in Bir “outliner” yani “anahat” çıkarma aracı olması. Anahat araçları yazının içinde bir tür hiyerarşi yaratma imkanı sunduğu için kullanıcısına belirli detayları bir bloğun altında konumlama yani gerektiğinde gizleme ya da tek bir bloğa odaklanma imkanı sunuyor. Bu özellik kullanana kadar insana pek bir şey ifade etmiyor. Ama zamanla, özellikle de her bloğun (paragrafın) kendi başına bir öğe olduğu Logseq ve Roam Research gibi yazılımlarda zamanla en güvendiğiniz özelliklerden biri haline geliyor. Bir bakış açısıyla Logseq’i genel bir organisayon aracı olarak kullanmanın bir dosya ve klasör sistemi olmadan bu tür bir sisteme olan ihtiyacı ortadan kaldırdığını söyleyebilirim.

Bu bağlamda Logseq’in “sayfa” yaratma konusundaki ihtiyacı ortadan kaldırdığı dahi iddia edilebilir: Her blok kendi içinde bir sayfa aslında. Onları günlüğünüzde tarih sırasıyla yer alan ve kendi başına özgün birer sayfa olarak görmek mümkün çünkü her birine ayrı ayrı referans verebilir ya da istediğiniz noktada onları bir başka metnin içine gömebilirsiniz. Burada bloklar (Obsidian’daki adıyla paragraflar) sayfalara ait birer öğe değil, kendi başlarına birer yapı taşı.

Logseq ve onun daha çok bilinen ve kullanılan versiyonu Roam Research bu anlamda diğer yazılımlardan önemli bu yapısal özellik ile ayrılıyor. Basit bir fark gibi görünen bu özellik, yani ‘outliner’ olması yaklaşım açısından kullanıcıyı daha küçük bilgi üniteleri ile çalışmaya itiyor; her paragraf kendi başına bir bilgi ünitesi yani aslında her paragraf bir not. Teknik açıdan küçük görünen bu fark pratik açıdan zamanla büyük bir kullanım şekli farklılığı yaratıyor. Roam Research kullanmıyorum ama aşağıdaki videoda Logseq ile ilgili temel özellikleri özetlemeye çalıştım.

Coda (ya da Notion): Tabloların gücü

Aldığınız notları daha çok tablolar ile görüntülemeyi seviyorsanız çozümünüz hiç kuşkusuz Notion ya da Coda benzeri yazılımlar. Excel’vari bir görüntüsü olan ama çok ilerisinde esneklik ve etkileşim imkanı sunan bu araçlarla teknik adıyla “ilişkisel veri tabanları” (relational database) yaratma imkanınız var.

Bunun anlamı şu: Veritabanı lisanı (SQL vs) bilmeden bir veritabanı ve takip etmek istediğiniz değişkenlerin bulunduğu bir düzen yaratmanız mümkün. Örneğin okuduğunuz kitapları yayın yılları, yazarları, konuları ve hakkında aldığınız notları içeren tablolar halinde bir araya toparlayabilirsiniz. Ya da kompleks yazılımlar kullanmadan yönettiğiniz projelerin bir listesini yaratabilir güncel statülerini görüntüleyebilirsiniz. Daha enteresanı iş akışlarınıza uygun şekilde çalışan veritabanları yaratabilir bunları işinizi yönetmek için kullanabilirisiniz. Bu sistemleri kendi kuracağınız SAP benzeri ama yapısal olarak çok daha mütevazi çözümlere benzetebiliriz. Örnek olması açısından yakın bir dostum için hazırladığım seyahat acentesi işletim sistemini anlattığım bir video ekliyorum:

Coda için son görüş: Tablo, hesaplama gibi kompleks işlemler, belirli bir koşulun oluşması halinde alıncak aksiyonlar gibi otomasyonlar ya da birbiri ile birçok özelliği açısından ilişkili değişkenleri olan bir akışınız varsa (örneğin bir müşterinize ait çok sayıda proje var ve bu projelere atanmış ekip çalışanlarınız var, her çalışanın sorumlu olduğu projeleri ve bu projelerin statüsünü görmeniz gerekiyorsa) Coda (ya da Notion) sizin için biçilmiş kaftan.

Sonuç

Bilgiyi bireysel sermayemin önemli bölümü olarak görüyorum. Bu durum bilgi ile olan ilişkimi de tarif ediyor: Onu işledikçe bu sermayenin büyüdüğünü görüyor ve mutlu oluyorum. Yani olayın sadece maddi değil manevi bir yönü de var: Tamamen kendi kontrolümde olan bir üretkenlik döngüsü yaratabilmiş olmanın verdiği keyif. Böylesi bir imkana sahip olmanın yaşattığı özgürlük duygusu.

Bu ilginç bir boyut; bilgiyi doğru kullanmayı öğrendiği an bir miktar daha özgürleşiyor insan. Çünkü onunla yapabileceklerinizin sınırı yok artık. 21. yy’da yaşama şansı yakalamış bireyin, kendi hayatının sorumluluğunu alması kolaylaştı: Sahip olduğu bilgi ile içerik üretebilir ve bu içerikten gelir elde edebilir. Sahip olduğu bilgi ile yetkinlik geliştirip bunu kullanabilir. Sahip olduğu bilgi ile yaratıcılığını ve hayal gücünü destekleyebilir. Kısacası bilgi ile hayatta ne yapmak istiyorsa, onu yapmak üzere yola çıkabilir.

Diğer taraftan bu bilginin bolluğu ve ona ulaşmanın kolaylığı bir takım zorluklar da getiriyor. Bol olan değersizleşiyor, ona ulaşmak kolaylaştıkça içeriği sıradanlaşabiliyor. İşte tam bu noktada kişisel bilgi yönetimi devreye giriyor: Bilgiyi size özelleştirilmiş sistemler ile yakalamak, saklamak ve kullanmak. Yani sizin için katma değerli olmasını sağlamak. Onu kullanarak keyif almanızı, sorun çözmenizi hatta bazı vakalarda hayatınızı devam ettirmenizi sağlamak.
Kişisel bilgi yönetimi konusunun birçok açıdan yaşadığımız çağın en önemli bireysel aracı olduğunu düşünüyorum.

Sadece onunla hayatımı kazandığım için değil, ona sahip olmanın verdiği sonsuz imkanları düşünmek hoşuma gittiği için.

Sevgi ve saygılarımla
Yalçın Arsan – Ağustos 2022